Financial Administration Coordinator

The Beaverbrook Art Gallery is growing in more ways than one. With a spectacular new Harrison McCain Pavilion, exciting exhibitions and programs, and revamped internal systems, we need YOU to be part of our dynamic team!

Job: Financial Administration Coordinator

To apply for this position, please submit your résumé by email to HR@beaverbrookartgallery.org.

Position profile:

As the Financial Administration Coordinator, you will oversee the daily financial activities of a business with the direction of the Director of Finance. The ideal candidate will have the ability to solve problems and be innovative. As part of the financial team, the successful candidate will be assisting in planning the organization’s long-term financial goals and preparation of financial reports as required.

Key Responsibilities:

• Act as a liaison between Finance and Business Administration departments.
• Monitor ongoing payment arrangements, accounts payable, and timely deadlines to vendors monthly.
• Keep track of accounts receivable and monthly reconciliation for the organization.
• Issue and post cheques.
• Post regular journal entries and perform bank and credit card reconciliations monthly.
• Run reports and analysis for internal financial review.
• Complete administrative tasks such as bank deposits, counts, and other administration responsibilities.
• Post and reconcile timesheets and payroll bi-weekly.
• Monitoring finance inbox and respond accordingly.
• Assist the Director of Finance with daily tasks as needed.
• Assist with other employee management tasks as assigned.
• Keeping track of online business platforms for the company as assigned

Qualifications:

• Experience with Excel and other reporting tools.
• Experience with business ERP softwares (& POS) such as Sage, QuickBooks, Salesforce, Simply Accounting, etc.
• Knowledge of Accounts Receivable & Accounts Payable reporting rules and standards.
• Experience with counts and inventory tracking systems.
• Experience with processing of sales invoices and deposits.
• Experience in managing business administration tasks and employees.
• Valid Criminal Record Check, upon request.

The Beaverbrook Art Gallery “enriches life through art.” We bring art and community together in a dynamic cultural environment dedicated to the highest standards in exhibitions, programming, education, and stewardship.

The Beaverbrook Art Gallery is an equal opportunity employer and encourages all qualified candidates to apply.

Application deadline: Ongoing until a suitable candidate has been selected

(The gallery thanks all applicants, but only those selected for an interview will be contacted.)

Le Musée des beaux-arts Beaverbrook est en pleine expansion. Avec un nouveau pavillon Harrison McCain spectaculaire, des expositions et des programmes passionnants et des systèmes internes remaniés, nous avons besoin de VOUS pour faire partie de notre équipe dynamique !

Poste : Coordinateur de l’administration financière

Pour postuler à ce poste, veuillez envoyer votre curriculum vitae par courrier électronique à HR@beaverbrookartgallery.org.

Profil du poste :

En tant que coordinateur de l’administration financière, vous superviserez les activités financières quotidiennes d’une entreprise sous la direction du directeur des finances. Le candidat idéal doit être capable de résoudre des problèmes et de faire preuve d’innovation. En tant que membre de l’équipe financière, le candidat retenu participera à la planification des objectifs financiers à long terme de l’organisation et à la préparation des rapports financiers nécessaires.

Responsabilités principales :

• Assurer la liaison entre les départements des finances et de l’administration des entreprises.
• Contrôler les accords de paiement en cours, les comptes créditeurs et les échéances mensuelles des fournisseurs.
• Assurer le suivi des comptes débiteurs et le rapprochement mensuel pour l’organisation.
• Émettre et comptabiliser les chèques.
• Passer des écritures de journal régulières et effectuer des rapprochements bancaires et de cartes de crédit tous les mois.
• Produire des rapports et des analyses pour l’examen financier interne.
• Effectuer des tâches administratives telles que les dépôts bancaires, les décomptes et d’autres responsabilités administratives.
• Enregistrer et rapprocher les feuilles de temps et les salaires toutes les deux semaines.
• Surveiller la boîte de réception des finances et y répondre en conséquence.
• Assister le directeur des finances dans ses tâches quotidiennes, selon les besoins.
• Participer à d’autres tâches de gestion des employés, selon les besoins.
• Assurer le suivi des plates-formes commerciales en ligne pour l’entreprise, selon les besoins.

Qualifications :

• Expérience d’Excel et des outils de reporting.
• Expérience des logiciels ERP (et POS) tels que Sage, QuickBooks, Salesforce, Simply Accounting, etc.
• Connaissance des règles et des normes en matière de rapports sur les comptes clients et les comptes fournisseurs.
• Expérience des systèmes de comptage et de suivi des stocks.
• Expérience du traitement des factures de vente et des dépôts.
• Expérience de la gestion des tâches administratives et des employés.
• Vérification du casier judiciaire en cours de validité, sur demande.

Le musée des beaux-arts Beaverbrook « enrichit la vie par l’art ». Nous réunissons l’art et la communauté dans un environnement culturel dynamique qui se consacre aux normes les plus élevées en matière d’expositions, de programmation, d’éducation et de gestion.

Le Musée des beaux-arts Beaverbrook est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et encourage tous les candidats qualifiés à poser leur candidature.

Date limite de dépôt des candidatures : En cours jusqu’à ce qu’un candidat approprié ait été sélectionné

(La galerie remercie tous les candidats, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées).

Beaverbrook Art Gallery